辦公室英文是什麼？
辦公室英文是指在辦公環境中使用的英文詞彙和語法。包括商務溝通和職場文化等等的各種術語，一些常見的辦公室英文用語包括：最後期限（deadline)、備忘錄 (memo) 和 電話會議(conference call)，能夠正確地使用這些術語是在職場中進行有效溝通並提升效率的關鍵。
辦公室英文會話技巧
要能夠在辦公室中有效地使用英文與同事對話，需要的不僅僅是良好的英文能力，使用以下英文會話技巧可以讓大家能更快地理解你所說的話
辦公室英文會話技巧一：說話簡潔明瞭
在辦公室中，通常每個人都十分地繁忙，建議大家說話要簡短清晰地傳達自己所要表達的，快速地說重點。
Ex: “Please submit your report by 5 PM today and present it to everyone by 6.30 PM.”
請你在下午 5 點時提交你的報告並且在 6.30時向大家報告
辦公室英文會話技巧二：避免使用過多俚語或行話
雖然使用辦公室英文、俚語、行話十分地省時省力，但使用過多反而容易讓他人難以理解你的意思，特別是如果不是以英文為母語的人，一來一回反而浪費了更多地時間。
辦公室英文會話技巧三：注意文化差異
不同地文化，可能會有不同地習慣與用語，注意文化差異以免造成不要的誤解。
7 大辦公室英文常用單字與例句
在這邊幫大家整理出了 7 個在辦公室中常聽到的英文單字與實際上使用的例句
Deadline 截止日期
Deadline 是指完成特定任務或項目的具體截止日期或時間。
I need the report completed by Friday. That’s the deadline.
我需要在星期五前完成報告，那是最後期限。
Memo 備忘錄
Memo 是指在公司內部發送的書面信息。通常用於向員工傳達重要信息，如政策變更等等。
Please read the memo I sent earlier this morning about the new overtime policy.
請閱讀我今早早些時候寄出關於新的加班政策的備忘錄
Conference call 電話會議
Conference call 是指涉及不同地點的三個或更多人的電話會議。
Let’s schedule a conference call for tomorrow to discuss the new marketing campaign.
讓我們明天安排一個電話會議，討論新的市場宣傳活動。
Agenda 議程
Agenda 是會議期間要討論或完成的事項清單。
Here’s the agenda for today’s staff meeting. We’ll be discussing the new budget proposal and the upcoming training sessions.
這是今天員工會議的議程，我們將討論新的預算提案和即將開展的培訓課程。
Minutes 會議記錄
Minutes 是會議討論和決定的書面記錄。
I’ll send out the minutes from today’s meeting later this afternoon so that everyone is on the same page.
我將在今天下午稍晚發送會議記錄，以便每個人都能跟上進度。
Action item 行動項目
Action item 是指在會議期間分配給某個人的任務或責任。
John, your action item is to research the new software options and report back to the group at our next meeting.
John，你的行動項目是研究新的軟體選項並在我們的下一次會議上向小組報告。
Follow-up 後續 (跟進）
Follow-up 是在初始會議或交談後進行的後續操作，以確保所有方面都在同一個頁面上。
I’ll follow up with you next week to make sure that everything is on track with the new project.
我下週會跟進後續進度，確保新項目進展順利。
15 大辦公室英文常用縮寫與例句
大家在上班時是不是常聽到縮寫卻不知道是什麼意思呢？別擔心！這邊幫大家整理出最常用到的辦公室英文縮寫以及用法
CEO – Chief Executive Officer 執行長
The CEO of our company is meeting with the board of directors tomorrow.
我們公司的執行長明天要與董事會成員開會。
KPI – Key Performance Indicator 關鍵績效指標
Our team’s KPIs for this quarter include increasing website traffic and improving customer retention.
我們團隊本季度的關鍵績效指標包括增加網站流量和提高客戶保留率。
HR – Human Resources 人力資源 （部）
If you have any questions about your benefits, please contact HR.
如果您對福利有任何問題，請聯繫人力資源部門。
ROI – Return on Investment 投資報酬率
We need to analyze the ROI of our marketing campaign to determine its effectiveness.
我們需要分析我們的營銷活動的投資回報率，以確定其有效性。
FYI – For Your Information 供您參考
FYI, the budget meeting has been moved to next Wednesday.
預算會議已延期至下週三，供您參考。
ASAP – As Soon As Possible 儘快
Can you please complete the report ASAP? We need to submit it to the client by the end of the day.
請你盡快完成報告，我們需要在今天結束前向客戶提交。
ETA – Estimated Time of Arrival 預計到達時間
What’s the ETA on the new shipment of office supplies?
新的辦公用品貨品預計何時到達？
PTO – Paid Time Off 帶薪休假
I’m taking PTO next week to go on vacation.
我下週請有薪假去休假。
RFP – Request for Proposal 提案邀請書
We’re preparing an RFP to send to potential vendors for our upcoming project.
我們正在準備一份提案邀請書，發送給即將展開的項目的潛在供應商。
FAQ – Frequently Asked Questions 常見問題
We’ve updated the FAQ section on our website with new information about our products.
我們已經更新了網站上的常見問題解答，包含有關產品的新信息。
CTA – Call to Action 行動呼籲
The CTA on our website should encourage visitors to sign up for our newsletter.
我們網站上的行動呼籲欄位應該鼓勵訪客註冊我們的新聞會員
B2B – Business to Business 企業對企業
Our company specializes in B2B sales of software and technology solutions.
我們公司專門從事企業對企業的軟體和技術解決方案的銷售。
CRM – Customer Relationship Management 顧客關係管理
Our CRM system helps us manage customer interactions and track sales leads.
我們的顧客關係管理系統幫助我們管理客戶互動和追蹤銷售機會。
SOP – Standard Operating Procedure 標準作業流程
It’s important to follow the SOP when handling sensitive customer data.
在處理機密客戶數據時，遵循標準作業流程是非常重要的。
GDPR – General Data Protection Regulation 一般資料保護規範
We need to ensure that our data collection practices are GDPR compliant.
我們需要確保我們的數據收集做法符合一般資料保護規範要求。
結語
在看完本篇文章後，大家對於辦公室英文是不是有了更深一步的認識了呢？除了本篇文章之外，要能夠在辦公室使用英文流利地與同事溝通，還是需要持續地精進自己，上班族的職場英語資料庫 可以幫助平常深受英文溝通困擾的上班族在最有效率的狀況下，系統化地學習英文，有需要的人，快去上課吧！
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