前言：英文書信使用情境？
越發國際化的社會運用英文書信來與他人溝通是再正常不過的事了，無論是公司內部信件的溝通，與外國客戶的接洽，甚至是希望交到外國朋友都是需要運用到英文書信的，因此學會如何寫英文書信可以說是每個人都需要必備的技能！
英文書信建議的格式
英文書信格式中，可以分成四個部分，分別是信件標題、開頭、信件主體、結尾，趕快繼續看下去吧！
英文書信格式一：信件標題
首先，信件標題是整篇文章最重要的部分，一個好的書信標題會寫明這封信的主旨與目的是什麼，讓收件人在看到標題後對於內文有初步的認知與想像，也更有開啟信件的動力，相反地，如果亂寫標題或僅僅寫了 Hello 或 Hi，不僅收件人不知道內文而不想點開它，甚至有可能直接被系統歸類為垃圾郵件，非常危險！
舉例來說，如果你想要提醒朋友聚餐幾點開始，就可以這樣寫
Reminder: restaurant reservation at 6 p.m.
英文書信格式二：開頭
在多數書信的開頭，都會先給予收件者簡單的問候，才會進入內文，在這邊建議大家，如果知道收件人是誰可以直接和他問候，而不是說 Hi guys 會更令人印象深刻，讓收件人知道這封信就是寄給他的，而不是隨便一個人。
舉例來說
Dear Mr. Frank,
It’s great to hear from you….
英文書信格式三：信件主體
有了清楚的信件標題以及開頭問候後，就到了重頭戲信件主體，也就是你會寫這封信的原因，信件主體必須有明確目的，例如對於某件事的看法與建議、與客戶約會議等等，另外也會建議大家在撰寫時盡量簡潔有力，讓收件者有動力將信件讀完，以免錯失重要的資訊，專家建議主體的長度大約 3-5 行。
記住！你是寫書信，不是寫小說
英文書信格式四：結尾
書信就像說話一樣，在開頭的地方簡單問候收件者，同樣地，在結尾的部分也需要一個友善真誠地祝福來結束這封書信，在下方幫大家整理了 12 個常用在結尾的用詞供大家參考
- Thanks
- best
- regards
- sincerely
- take care
- thanks so much
- cheers
- all the best
- best wishes
- respectfully
- talk soon
- sincerely yours
英文書信常見錯誤
瞭解了基本的格式與規範後，這裡整理出四個在撰寫英文書信時常見犯的錯誤提醒大家，分別是誤用文法與單字、內文太過冗長、誤用驚嘆號以及忘記附上檔案，快來看看自己是不是犯了這些錯誤吧！
英文書信常見錯誤一：誤用文法與單字
在撰寫英文書信時，如果誤用文法與單字、拼字有誤都會讓人感到裡頭的信息並不重要或感到不受重視，因此不想認真看，一點點的錯誤並無傷大雅，然而太多的錯誤就會讓人覺得寄件者並沒有用心在這件事上。
因此，在每封英文書信寄件前，最基本的步驟便是檢查文法、拼字與單字！
英文書信常見錯誤二：內文太過冗長
根據專家的研究，人們不會真的一字一句看書信，而是用掃描的方式來找到全文重點，相信大家也不會願意閱讀超過 1,000 字的書信吧！當然大家也都能理解將書信寫得很長是為了提供足夠的細節，然而，如果長到讓大家都不願意閱讀的話反而得不償失。
建議大家可以參考信件主體的說明，有明確的標題、副標等會讓人更容易閱讀呦！
英文書信常見錯誤三：誤用驚嘆號
事實上，在使用驚嘆號上並沒有硬性的規範，適當的使用會帶給人熱情、重要以及正向的感覺，但如果在每一句話的後面都使用，就失去它的意義了，甚至有點惱人，舉例來說，如果你希望用驚嘆號表達重要事項，但若每一句都加上驚嘆號，那讀者就會覺得不重要了。
因此，推薦大家在使用驚嘆號的時機是給予友善的問候及回應時，或是在最重要的部分加上，以強調它的重要性，有一個通用的法則是在每篇書信當中只使用一次驚嘆號會是最為恰當的。
英文書信常見錯誤四：忘記附上檔案
最後，也是最重要的，在應該附上檔案的書信中，如果忘了解釋附上的檔案是什麼或有提及但最後卻忘了附上檔案都會讓人一頭霧水，因此，在寄信前除了要檢查文法與單字以外也要記得有沒有附上檔案！
商業英文書信範例
在撰寫商業英文書信時，大家可能會不知道該如何用詞，沒關係！這邊幫大家整理了幾個常用到的例子供大家參考
範例一：公司資訊公告
當需要公告資訊時，要如何撰寫英文書信呢?
Dear [收件人],
We are pleased to announce that [公告事項的主旨].
[解釋事項]
See you soon.
[發信人/單位名稱]
範例二：工作事項 Follow up
大家在需要與同事詢問工作事項的進度時不妨可以參考下面的格式來詢問
Hi [名字],
I wanted to check in and check on the status of [工作事項] that is due on [日期].
Please let me know where you’re at with the project and don’t hesitate to let me know if you require any assistance from my end.
Thanks,
[名字]
範例三：請假信件
而在需要請假時，又要如何英文撰寫書信呢？下面的格式可以提供給大家參考
Dear [主管/老闆（請假的對象）],
I am writing to request leave from [日期-日期]. I will be [事由] , I hope to be back at work on [日期].
Please let me know if you have any questions.
Regards,
[簽名]
範例四：商務議價
而當你想與廠商/客戶討論購買的服務/商品的價錢時，要怎麼撰寫英文書信呢？
Dear [廠商/客戶名稱],
Thank you for sending over your catalog of goods. We are very much interested in purchasing [產品名)] from you and would like to get a quote for these items.
Additionally, we are hoping that this will lead to a prolonged partnership between the two of us. Therefore, we are kindly requesting that you provide us with your best possible price since we would like to use your goods on a permanent basis.
Thank you for your understanding.
With regards,
[自己的名字與職稱]
閱讀完以上常使用到的英文書信的格式及容易犯的錯誤，到最後該如何撰寫商業的英文書信後，相信大家對於英文書信一定有了更深一層的認識，下次要撰寫英文書信的時候就不用害怕盡情書寫吧！
❇️ 有興趣精進英文各大技巧，歡迎到 WORD UP 看更多課程與電子書 ❇️
其他職場相關文章：
職場新人必看！辦公室英文溝通常用商務英語單字、縮寫、會話懶人包